Cómo mejorar su microempresa o el negocio que ha establecido en su casa

Los negocios no sólo hay que mantenerlos. En una época tan competitiva como la actual, si se tiene un negocio, es preciso mejorarlo constantemente.

NOTA: Este artículo puede beneficiarle (si usted es microempresario o posee un negocio en su casa) si ya ha terminado el Taller de autoempleo u otra capacitación para el establecimiento de empresas, si ha estado a cargo de su negocio durante más de dos años y si ha elaborado un plan empresarial como guía para administrar el negocio.

Los negocios compiten de forma agresiva para ganar clientes, aumentar las ventas y obtener una cuota del mercado. Los negocios no sólo hay que mantenerlos. En una época tan competitiva como la actual, si se tiene un negocio, es preciso mejorarlo constantemente.

Siga los siguientes pasos para mejorar su negocio:

 
Paso 1: Establezca metas “inteligentes” para mejorar determinados aspectos de su negocio

Metas inteligentes

Las metas deben incluir lo siguiente:

Términos específicos que definan con claridad el resultado deseado en lugar de generalidades como “mejorar el negocio”.

Cantidades mensurables, porcentajes, dinero u otros términos que indiquen con facilidad el avance y la finalización.

Resultados alcanzables que se encuentren dentro de un marco de tiempo, de dinero y de los demás recursos del negocio.

Metas que guarden relación con el rumbo, los productos, los servicios y el mercado que usted desee para el negocio.

Fechas límite y hechos específicos que indiquen el logro de las metas en su totalidad y cada etapa de ellas.

Si lo desea, puede analizar los ejemplos siguientes y luego hacer un bosquejo de dos o tres metas inteligentes para su negocio.

”Para el 15 de diciembre, vender 350 libros que ya se hayan publicado (30 en el primer trimestre, 30 en el segundo, 100 en el tercero [época de reuniones familiares] y 210 en el cuarto [época navideña])”.
”Tener un aumento de 20.000 dólares en ventas y de un 20% de clientes que visiten el negocio con respecto al año anterior durante la temporada navideña (del 1º de noviembre al 25 de diciembre)”.
”Reducir los gastos totales de producción un 15% por unidad, sin afectar la calidad, para los dos últimos trimestres del año”.

Concéntrese en aspectos específicos de su negocio

Seleccione aspectos específicos de su negocio los cuales desee mejorar: ganancias y pérdidas, mercadotecnia y ventas, finanzas, productos y servicios, tecnología u otros. Comience por uno de los aspectos, luego agregue otros y así sucesivamente hasta que vaya mejorando tres o cuatro al año. Si lo desea, puede considerar cada uno de los ejemplos siguientes de un negocio típico:

  • Ganancias y pérdidas: Aumentar las ganancias, reducir los gastos fijos o aumentar el margen de ganancias.
  • Mercadotecnia y ventas: Aumentar la cantidad de ventas, los ingresos provenientes de ellas, los nuevos clientes o las ventas por cliente.
  • Productos y servicios: Mejorar el producto, presentar un nuevo producto, reducir la cantidad de productos defectuosos o las fallas en el servicio, o reducir el costo por unidad.
  • Finanzas: Llevar un control más eficaz de las transacciones financieras, reducir las deudas, obtener nuevo capital, mejorar el sistema de cobro, reducir el plazo entre la entrega de productos o servicios y el cobro.
  • Otros: Abrir un nuevo local o un local adicional, ampliar el local actual, renegociar el arrendamiento, contratar nuevos empleados u ofrecer prestaciones de salud a los empleados y a usted mismo.

Elabore un tablero de indicadores para seguir de cerca su avance

La cartelera de indicadores de un negocio es como el tablero de un vehículo. El tablero le permite estar al tanto de los sistemas más importantes del vehículo, como la velocidad, el nivel de combustible, la temperatura del motor y las luces de giro. El tablero le avisa si es necesario revisar los sistemas más importantes como los frenos, el aceite y las condiciones del motor.

La cartelera de indicadores de un negocio le permite vigilar los sistemas clave, como las ventas y la producción diarias, el efectivo que entra y sale, el flujo de clientes o la rotación de productos. Una cartelera eficaz también le permitirá percatarse de los sistemas que requieren atención: el inventario, las ventas o el flujo de efectivo. Lo aconsejable es estar al tanto de ciertos datos a diario; de algunos semanalmente y de otros mensualmente.

En los sitios web (en inglés) www.bizstats.com o http://www.venturelab.ucf.edu/resources_bizplan.html (asegúrese de consultar las herramientas que se encuentran en el vínculo “Kaufman”) se ofrece una lista de las mejores prácticas (o parámetros) que se recomiendan para diversos sectores. Hallará datos que se han recogido de miles de empresas en cuanto a los procesos más importantes del sector de la industria en la que trabaje. Los datos le pueden servir para establecer metas y comparar su negocio con las mejores prácticas del sector. Para conocer los recursos disponibles en su área, póngase en contacto con el centro de recursos de empleo local.

Con programas como QuickBooks o Microsoft Excel puede elaborar informes sencillos para la cartelera, los cuales se pueden crear y repasar con rapidez. Si no cuenta con programas informáticos, haga los informes a mano. Los gráficos de líneas, de barras y circulares ilustran la información de manera tal que se puede comparar rápidamente. Elija el formato de informes de su preferencia. Luego, analice su cartelera de indicadores a diario, semanalmente, mensualmente, trimestralmente y anualmente. 

Paso 2: Busque recursos que le ayuden a mejorar

Los programas de capacitación y las organizaciones empresariales le pueden enseñar a administrar su negocio de una manera más eficaz y eficiente. Entre los recursos que le pueden servir se encuentran programas de desarrollo empresarial, vendedores y proveedores o empresas que se pueden encargar de realizar ciertas tareas con más eficacia (esto último se conoce comúnmente como subcontratación de servicios).

Programas de desarrollo empresarial

Los programas de desarrollo empresarial le enseñan a mejorar su negocio en lugar de hacer el trabajo por usted. Los empresarios aprenden sobre planificación empresarial, supervisión de recursos humanos, gestión de operaciones, contabilidad, asuntos legales, problemas habituales que se presentan al abrir un negocio y sus soluciones, y muchos otros temas. Con los programas usted puede aprender del éxito y del fracaso de los demás; le ahorran tiempo al mostrarle lo que brinda resultados comprobados en lugar de inventar algo que ya existe.

Cada comunidad ofrece una combinación de programas que ayudan a la microempresa o a la pequeña empresa. Puede:

  • Leer de una amplia variedad de libros, artículos de publicaciones o de blogs o bitácoras serios.
  • Inscríbase en programas patrocinados por la comunidad, como Small-Business Development Centers (SBDC) [Centros de desarrollo para la pequeña empresa], Service Corps of Retired Executives (SCORE) [Cuerpo de servicio de ejecutivos jubilados], las cámaras de comercio y otras organizaciones.
  • Participe en programas para microempresas o de microfinanciamiento que incluyan capacitación.
  • Únase a asociaciones profesionales o comunitarias cuyo fin sea ayudar a personas con espíritu empresarial o a propietarios de negocios.
  • Asista a conferencias y talleres; participe en seminarios web y en otras actividades de capacitación.
  • Contrate consultores u otros profesionales que le ayuden a hacer prosperar su negocio.

Al crear una cuenta en ldsjobs.org, hallará una lista de buenos libros y vínculos de programas nacionales e internacionales. En la lista desplegable de dicho sitio, seleccione la sección de recursos para la pequeña empresa para buscar programas que se ofrezcan en su localidad.

Vendedores y proveedores que ofrecen lo que usted necesita para alcanzar sus metas

Los vendedores y proveedores no le enseñan cómo mejorar su negocio. Ellos venden la materia prima que usted necesita para producir lo que vende: pollos, productos textiles, alambre, acero o cualquier material que utilice. En calidad de propietario, es posible que tenga que pagar por equipo y materiales de oficina, servicios de imprenta, publicidad o muebles.

La selección cuidadosa de los vendedores y proveedores puede mejorar su negocio. Puede negociar descuentos en compras, contratos de servicio y ahorrar dinero en otros gastos. También puede negociar el mejor método de pago a fin de que no tenga que pagar en efectivo cada vez que reciba materiales o servicios.

Empresas que pueden hacer una parte de su trabajo de forma más eficiente (externalización de servicios o subcontratación)

Por último, tal vez desee considerar la idea de contratar a empresas que se encarguen de ciertas tareas en lugar de contratar a empleados que las realicen. Con frecuencia, los propietarios de negocios piensan que ellos tienen que hacerlo todo. En consecuencia, las tareas de menor importancia que son necesarias para administrar el negocio los distraen y no pueden hacer otras más importantes para progresar. Internet brinda a los propietarios de negocios métodos más sencillos de contratación de otras compañías para que se encarguen de las cosas que la pequeña empresa tenía que hacer. Se denomina subcontratación o externalización de servicios al proceso de contratar a una compañía para realizar parte de lo que su empresa tendría que hacer. En la actualidad se pueden contratar servicios como los siguientes:

  • Contabilidad, asesoría contable y jurídica, y planificación financiera.
  • Firmas que se encargan de contratar personal, tramitar las nóminas y ofrecer prestaciones colectivas.
  • Servicios de atención al cliente, centros de llamadas y asistentes virtuales que se encargan de atender llamadas, tramitar pedidos y brindar apoyo administrativo.
  • Representantes de publicidad, de mercadotecnia o del fabricante que se encargan de vender sus productos.
  • Firmas de tecnologías de la información que se encargan de mantener sitios web, redes informáticas y copias de seguridad de datos.
  • Empresas de manufactura que se encargan de fabricar y hacer envíos de sus productos. 
Paso 3: Tome medidas para mejorar su negocio

Haga planes para tomar de tres a cuatro medidas al mes que le servirán para alcanzar sus metas

En calidad de propietario, debe tener muy en cuenta que su negocio no va a mejorar si continúa haciendo lo mismo de siempre. En lugar de tan sólo trabajar en su negocio, los empresarios que tienen éxito trabajan para hacerlo prosperar. Deberá determinar las medidas específicas que se tomarán para mejorar el negocio. Para comenzar, seleccione algo que pueda realizar cada semana o cada mes además de lo que haga actualmente. Luego, cuando ello ya produzca resultados, agregue otra medida que le sirva para hacer prosperar el negocio. Limítese a tomar sólo tres o cuatro medidas adicionales a fin de no sentirse agobiado.

Usted hallará ideas sobre actividades para llevar a cabo con los recursos que consultó en el paso 2. Puede buscar ideas en libros, artículos de periódico o blogs. Puede buscarlas en programas, talleres o conferencias. Puede llegar a escucharlas en reuniones o asociaciones comunitarias.

Programe su calendario para tomar las medidas

Los propietarios tienen que programar en un calendario las actividades que se llevarán a cabo. Coloque notas en una pared, lleve un calendario en el bolsillo, una agenda en la computadora o un teléfono celular. En cuanto decida lo que va a hacer para hacer prosperar su negocio, debe apartar tiempo de su calendario para llevar a cabo dichas acciones. Cuide su tiempo a fin de que las tareas cotidianas no lo priven de tomar las medidas determinadas. Luego, evalúe las medidas tomadas para ver si hubo una mejora en el negocio y de qué magnitud. 

Paso 4: Cree un sistema de rendición de cuentas

Las empresas grandes fomentan la rendición de cuentas e informes en sus operaciones. Cada persona de la organización rinde cuentas a un jefe inmediato, y así sucesivamente hasta llegar al presidente, quien rinde cuentas a la junta directiva. Para los propietarios de pequeñas empresas y para quienes establecen un pequeño negocio, la rendición de cuentas podría ser todo un reto. ¿A quién rinde cuentas usted? Debido a que usted se encarga de supervisar a los demás, no tiene supervisor.

Las organizaciones de microempresas han comprobado las ventajas que tiene la rendición de cuentas en sus bancos rurales. Cada semana, cada prestatario rinde cuentas a los demás sobre el crecimiento de su empresa conforme paga el préstamo. Por lo tanto, le instamos a establecer un sistema en su negocio mediante el cual se rindan cuentas.

Muchos empresarios y propietarios de pequeñas empresas se unen a grupos para entregar cuentas o crean sus propios grupos. Dichos grupos pueden estar constituidos por cinco ó seis personas que tengan metas similares. El grupo se reúne una vez al mes durante unos 60 ó 90 minutos a fin de brindarse motivación y apoyo mutuo. La agenda de las reuniones es sencilla:

  • Los propietarios hablan de sus metas, de lo que han hecho desde la última reunión con el fin de mejorar su negocio, de los resultados de sus acciones, y de lo que llevarán a cabo antes de la siguiente reunión.
  • Los miembros presentan los problemas o las ideas que tengan a los demás. Después, el grupo analiza soluciones o expresa su opinión a la persona que presenta el problema o la idea.
  • Los integrantes del grupo se alegran por los logros de los demás; además, se dan ánimo al presentárseles reveses.

El establecer un sistema de rendición de cuentas por medio de mentores, grupos de pequeñas empresas u otros métodos ofrece diversas ventajas. Usted no se sentirá solo al resolver problemas que afrontan todos los propietarios de negocios. Se dará cuenta de que el rendir cuentas de los avances a otras personas le motiva a tomar las medidas que se haya planteado. Si logra llevar a cabo las medidas planeadas, las posibilidades de mejora aumentarán. Los demás le ayudarán a generar nuevas ideas para mejorar y para tomar medidas cuando no se le ocurra nada más que hacer. El grupo le ayudará a revitalizarse cuando piense que ya no tiene opciones.

No enfrente solo la enorme tarea de mejorar su negocio. Establezca un sistema de rendición de cuentas. Para ello, busque a un mentor, participe en un grupo para pequeñas empresas o cree uno de esos grupos. 

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